Dr. Jan Drentje, teamleider van het VAVO, Deltion College: "Schoolfit past precies"     

Bron: Schoolfacilities    

februari 2007 

De afdeling Voortgezet Algemeen Volwassenen Onderwijs (VAVO) van het Deltion College heeft de administratieve processen van de afdeling ondergebracht in Schoolfit. Dit pakket met een schooladministratie en informatiesysteem is zeer flexibel en toepasbaar in het PO,VO,VAVO en BVE en is daardoor zeer geschikt voor onderwijsinstellingen met een diversiteit aan onderwijs. Dr. Jan Drentje, teamleider VAVO van het Deltion College (foto), heeft de kracht van het pakket aan den lijve ondervonden: in amper twee maanden tijd werd overgestapt naar Schoolfit. "Het is een verademing. Nu kan iedereen zijn gegevens vinden en kunnen we op de administratie veel meer tijd besteden aan inhoudelijke zaken."

De kracht van Schoolfit schuilt in de uitgebreide functionaliteit, die is terug te vinden in het grote aantal modules. Het Deltion College had zich in het verleden onvoldoende gerealiseerd welke specifieke functionaliteit voor een schooladministratie vereist is en gekozen voor een standaardprogramma. Jan Drentje: "Volgens de theorieboekjes zou automatisering van administratieve processen arbeidsbesparend moeten zijn en tevens intelligentere processen in de organisatie mogelijk moeten maken. Maar het programma wat het ROC had aangeschaft was daar ongeschikt voor."

"Ieder jaar weer hadden we de grootste moeite om voor 600 cursisten cijferlijsten en diploma’s uit te draaien, complexe PTA’s in te voeren etc. Ook konden docenten zelf geen cijfers of presentiegegevens invoeren. De administratie was nog steeds verslaafd aan Excel. Het programma was iets van een paar hogepriesters die de geheimtaal ervan begrepen. Gelukkig kregen we van het College van Bestuur de kans om met een nieuw programma te experimenteren, Schoolfit, dat we met de energieke hulp van het Schoolfitteam in twee maanden tijd helemaal passend voor het VAVO hebben gemaakt."

Gebruiksvriendelijk
"Nu heeft iedere docent een eigen inlogmogelijkheid in het Schoolfit-informatiesysteem en kan hij in het klassenboek de absenten noteren en zijn eigen cijferadministratie voeren. Mentoren kunnen gegevens van presentie en prestatie snel inzien en rapportages maken voor de afdelingsleiders. Docentenvergaderingen doen we via de beamer die alle cursistgegevens vertoont. Op de administratie kan men zijn tijd nu meer aan inhoudelijke zaken besteden en komen handen vrij. En het belangrijkste is: iedereen heeft vanuit zijn eigen functie plezier in Schoolfit. Niet alleen omdat hij er zijn gegevens in kan vinden, maar vooral omdat hij er ook met anderen mee kan communiceren. Automatisering als ‘democratisering’!"

Schoolfit in de toekomst
Ondanks het succes van het programma is het team achter Schoolfit bezig om de functionaliteit nog verder te verbeteren. Het project 'FIT OP SCHOOL' heeft als doel de scholen het technische beheer van de servers waarop Schoolfit draait uit handen te nemen. Het gaat hier om zogenoemde Serverloze scholen, waarbij scholen met een terminal, beeldscherm, toetsenbord en muis worden uitgerust en hiermee alle werkzaamheden kunnen verrichten die ze momenteel ook uitvoeren. Het grote voordeel is dat scholen geen werkzaamheden op gebied van ICT beheer ten behoeve van Schoolfit hoeven te verrichten en dat er bij de implementatie van Schoolfit geen hoge investeringskosten zijn. Plaatsing van de servers buiten de school biedt daarnaast de volgende extra functionaliteit:

Beschermd en aanpasbaar bureaublad voor leerlingen en leraren. Leerlingen kunnen alleen programma’s opstarten die door de school toegewezen worden. Leerlingen kunnen hierdoor software matig niets kapot maken aan de systemen. Een beperkte en gecontroleerde toegang tot het internet.

Leraar kan de handelingen die de leerlingen op hun pc uitvoeren vanaf zijn eigen pc observeren en eventueel overnemen of blokkeren.

Automatisch registreren van toetsen en oefening die door een leerling op een pc worden gemaakt in de leerlingadministratie.